Запасы и закупки в 1С:УТ

Документооборот закупок можно вести как с оформлением заказов поставщикам, так и без них, регистрируя лишь фактические поступления товаров на склады предприятия. Заказ поставщику может быть оформлен как в рамках долгосрочного торгового соглашения с поставщиком, так и независимо. Если заказ поставщику создается в рамках соглашения, условия закупок, определенные в соглашении, копируются в заказ и могут быть при необходимости уточнены.

Схема документооборота закупок:

Торговые соглашения с поставщиками

Соглашения с поставщиками предназначены для регистрации долгосрочных условий по закупкам товаров у поставщиков, в том числе и при закупке товаров на комиссию. Соглашения с поставщиком оформляются менеджерами по закупкам товаров.

Торговые соглашения с поставщиками в дальнейшем могут быть использованы в документах оформления закупок - в заказах поставщику, в документах поступления товаров на склады.

Соглашение с поставщиком фиксируется в одноименном справочнике -—Соглашение с поставщиком» («Запасы и закупки» — «Работа с поставщиками» —Соглашение с поставщиком»).

Регистрация цен и условий поставок товаров поставщиков

Программа позволяет хранить информацию о ценах и условиях поставки товаров любых партнеров торгового предприятия.

Цены и условия поставок регистрируются с помощью документа «Регистрация цен поставщика» («Запасы и закупки» — «Работа с поставщиками» — «Цены поставщиков»). Операции по регистрации цен и условий поставки выполняет менеджер по закупкам.

Зарегистрированные цены и условия поставки используются для выбора оптимальных поставщиков, автоматического заполнения цен в документах поставки, а также для сравнительного анализа цен конкурентов. В документе «Регистрация цен поставщика» указывается информация о партнере, соглашении с партнером, список товаров и цены партнера. В табличную часть документа вводится информация обо всех товарах и услугах, которые предлагает партнер, и их ценах.

Формирование и обработка заказов поставщикам

Процесс формирования и обработки заказов поставщикам состоит из следующих этапов:

  • Создание заказа поставщику;
  • Контроль состояния заказа поставщику;
  • Изменение статуса заказа в соответствии с его состоянием;
  • Отмена заказов поставщикам.

Список заказов поставщикам можно открыть из раздела «Запасы и закупки» — «Работа с поставщиками» — «Заказы поставщикам».

В новом заказе будет установлен статус «Не согласован», вид операции — «Закупка у поставщика». В качестве валюты документа будет установлена валюта управленческого учета.

Узнайте больше о возможностях 1С:УТ

Что такое 1С:УТ?

Возможности 1С:УТ

Формирование цен

Продажа в 1С:УТ

Розница в 1С:УТ

Комиссионная торговля

В новом заказе поставщику необходимо зарегистрировать данные о поставщике товара, ввести данные о товарах, которые необходимо купить у поставщика, зарегистрировать цены, условия поставки и условия оплаты поставщику.

При создании заказа поставщику на основании соглашения в заказе автоматически будет заполнена информация об условиях закупок из соглашения с поставщиком.

Указание соглашения в заказе поставщику не является обязательным. Если с поставщиком не заключено соглашение, то условия закупок могут быть зарегистрированы непосредственно в заказе поставщику.

Условия оплаты регистрируются в заказе поставщику. При этом имеется возможность зарегистрировать несколько этапов по оформлению оплаты поставщику. Регистрацию этапов оплаты следует производить после того, как определен список товаров и цены, по которым товар закупается у поставщик.

В процессе работы заказ поставщика может находиться в следующих состояниях:

  1. Ожидается согласование. Оформлен новый заказ, в котором установлен статус «Не согласован». После согласования с руководством для заказа устанавливается статус «Согласовано» и он переходит в одно из следующих состояний в зависимости от тех условий оплаты, которые зарегистрированы в заказе поставщику.
  2. Ожидается аванс (до подтверждения). В заказе поставщику установлен статус «Согласовано». По заказу необходимо оформить перечисление аванса до момента согласования (подтверждения) возможности выполнения заказа поставщиком (в условиях оплаты зарегистрирован этап оплаты «Аванс (до подтверждения)»).
  3. Ожидается подтверждение. В заказе поставщику установлен статус «Согласовано». По заказу поставщику оформлен авансовый платеж (зарегистрирован платежный документ по списанию денежных средств). После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа устанавливается статус «Подтвержден». При проведении заказа со статусом «Подтвержден» информация о товарах регистрируется в графике движения товаров, как ожидаемое поступление.
  4. Ожидается предоплата (до поступления). Для заказа установлен статус «Подтвержден». В качестве условий оплаты по заказу установлена необходимость оплаты заказа до момента поступления товаров (вид оплаты «Предоплата (до поступления)»).
  5. Ожидается поступление. Для заказа установлен статус «Подтвержден». Для тех заказов, для которых требуется предоплата до момента поставки товаров, оформлена оплата поставщику. По таким заказам можно начинать процесс оформления поставки товаров. Для этих заказов следует установить статус «К поступлению».
  6. Ожидается оплата (после поступления). Это состояние устанавливается по тем заказам, по которым установлен статус «К поступлению» и необходимо произвести оплату поставщику после поступления товаров (поставщик предоставляет нам кредит).
  7. Готов к закрытию — по заказам выполнены все условия по оплате. Менеджер может проконтролировать поставки товаров от поставщика и закрыть заказы (установить статус «Закрыт»).

Печатная форма «Заказ поставщику» выглядит следующим образом Заказ поставщику.xls

Оплата заказов поставщикам

Наличная оплата

Выдача наличных денежных средств выполняется «Расходным кассовым ордером» («Финансы» - «Движения ДС» - «Расходные кассовые ордера») и может быть связана с разными видами операций:

  • оплата поставщику;
  • сдача денежных средств в банк;
  • выдача денежных средств в другую кассу;
  • выдача денежных средств подотчетнику;
  • возврат оплаты клиенту;
  • выдача денежных средств в кассу ККМ;
  • прочая выдача денежных средств.

Если в системе включено использование заявок на расходование денежных средств, то выдача наличных денежных средств оформляется с обязательным указанием утвержденной заявки на расходование денежных средств. Исключением будут лишь операции выдачи денежных средств в банк и выдача денежных средств в другую кассу. Кассир находит заявку, по которой необходимо выдать денежные средства (по партнеру, по номеру заявки). На основании заявки на расходование денежных средств вводится документ «Расходный кассовый ордер».

Печатная форма «Расходный кассовый ордер» выглядит следующим образом РКО.xls.

«Расходный кассовый ордер» в бухгалтерском учете формирует проводки:

Дт 60.02 – Кт 50 Оплата поставщику, если была предоплата поставщику
Дт 60.01 – Кт 50 Оплата поставщику, если была постоплата поставщику

Безналичная оплата

Все операции по перечислению денежных средств с расчетного счета выполняются с обязательным указанием заявки на расходование денежных средств. Для оформления исходящих банковских документов используется список «Списания безналичных ДС» («Финансы» - «Движения ДС» - «Списания безналичных ДС»).

Если не используются заявки на расходование денежных средств, оформление списаний денежных средств выполняется по следующей схеме. Необходимо открыть список «Списания безналичных ДС», в списке выбрать банковский счет по умолчанию, на командной панели в группе «Создать» выбрать необходимую хозяйственную операцию, заполнить все необходимые поля документа, провести документ.

Печатная форма «Списания безналичных ДС» выглядит следующим образом ПлатежноеПоручениеИсходящее.xls.

После регистрации входящих и исходящих платежных документов выполняется регистрация выписки из банка.

Выпиской банка и формируются в бухгалтерском учете проводки:

Дт 60.02 – Кт 51 Оплата поставщику, если была предоплата поставщику
Дт 60.01 – Кт 51 Оплата поставщику, если была постоплата поставщику

Формирование документов поступления

Документы закупки могут быть оформлены на основании ранее оформленных заказов поставщикам или без указания заказа поставщику.

При поступлении товара оформляется документ «Поступление товаров услуг» («Запасы и закупки» — «Закупки и возврат» — «Документы поступления»).

В новом документе поступления необходимо указать данные о поставщике товара, ввести данные о товарах, которые были приобретены у поставщика, зарегистрировать цены закупки.

  • Указание заказа поставщику не является обязательным в документах поступления.
  • Указание соглашения с поставщиком не является обязательным в документах поступления.
  • Указание организации, партнера и контрагента в документе является обязательным.

В табличной части «Товары» указываются информация о поступивших товарах и услугах. Для каждого товара указывается информация о количестве поступившего товара и его цене. Для импортных товаров указываются номера ГТД и соответствующая номеру ГТД страна происхождения. Номер ГТД выбирается из справочника «Номера ГТД». Номер ГТД указывается только для тех товаров, в карточке которых установлен флаг «Вести учет по ГТД».

Информация о дате и номере входящего счета-фактуры вводится на закладке «Дополнительно» после установки флага «Предъявлен счет-фактура».

Для регистрации финансового документа «Поступление товаров и услуг» пользователь проводит документ. Перед проведением документа осуществляется проверка заполнения обязательных реквизитов. Кроме того, проверяются параметры поступления на соответствие параметрам заказа поставщику, указанному в поступлении.

При проведении документа «Поступление товаров и услуг» формируются проводки:

Дт 41.01(и пр. счета) – Кт 60.01 Приняты к учеты полученные товары
Дт 19.03 – Кт 60.01 Отражен входной НДС, относимый потом на расчеты с бюджетом

Дт 60.01 – Кт 60.02 Зачет ранее выплаченного аванса, если таковой имел место

Из документа «Поступление товаров и услуг», если по какой-то причине вовремя поставщик не предоставил свои экземпляры документов можно вывести на печать следующие печатные формы: Приходная накладная, Акт об оказании услуг, Торг-4, М-4. А также ценники и этикетки.

Возврат товаров поставщикам

С помощью документа «Возврат товаров поставщику» («Запасы и закупки» - «Закупки и возврат» - «Документы возврата») можно оформить возврат товаров поставщику (вид операции «Возврат поставщику»).

Анализ данных

В отчете «Ведомость по товарам на складах» показывается информация о движении товаров на складах в количественном выражении.

План поступлений и отгрузок по товарам можно просмотреть в отчете «Товарный календарь».

Для анализа состояния взаиморасчетов с поставщиками используется отчет «Карточка расчетов с поставщиками».

Отчет «Анализ себестоимости товаров» предназначен для анализа фактической себестоимости движений товаров и анализа суммы транспортно-заготовительных расходов, распределенных на себестоимость реализованных товаров.

Write a comment

  • Required fields are marked with *.

If you have trouble reading the code, click on the code itself to generate a new random code.